Chính sách quyền riêng tư & Cookie

Phạm vi và vai trò xử lý dữ liệu

Filelio quyết định mục đích và cách thức xử lý dữ liệu tài khoản, thanh toán, hỗ trợ, nhật ký vận hành và cookie của website. Đối với nội dung tài liệu bạn chủ động tải lên, Filelio chủ yếu xử lý theo chỉ dẫn của bạn để tạo kết quả.

Nếu bạn tải dữ liệu của khách hàng, nhân viên hoặc người khác lên Filelio, bạn có trách nhiệm bảo đảm có căn cứ hợp pháp, cung cấp thông báo cần thiết và chỉ sử dụng dịch vụ phù hợp với nghĩa vụ của mình.

Dữ liệu chúng tôi xử lý

Filelio không chủ động yêu cầu dữ liệu nhạy cảm nằm trong tài liệu. Tuy nhiên, vì nội dung tệp do bạn quyết định, hệ thống có thể vô tình xử lý dữ liệu nhạy cảm có trong tệp đó.

Mục đích và căn cứ xử lý

• Thực hiện dịch vụ: xác thực tài khoản, nhận tệp, chuyển đổi/OCR/dịch/trích xuất, trả kết quả, áp hạn mức và hỗ trợ. Căn cứ là yêu cầu của bạn và việc thực hiện thỏa thuận.
• Thanh toán: tạo đơn, đối soát, kích hoạt gói, ngăn gian lận, kế toán và giải quyết hoàn tiền. Căn cứ là giao dịch, nghĩa vụ pháp lý và lợi ích hợp pháp được pháp luật cho phép.
• An toàn và vận hành: chẩn đoán lỗi, chống lạm dụng, bảo vệ tài khoản, hạ tầng và quyền của các bên. Căn cứ là lợi ích hợp pháp, an toàn hệ thống và nghĩa vụ pháp lý.
• Liên lạc: gửi OTP, cảnh báo bảo mật, phản hồi hỗ trợ và thông báo dịch vụ. Tin tiếp thị chỉ được gửi khi có căn cứ hợp lệ; bạn có thể từ chối bất cứ lúc nào.
• Phân tích và quảng cáo: đo hiệu quả website và hiển thị quảng cáo khi được pháp luật cho phép và, nếu cần, sau khi có lựa chọn đồng ý phù hợp.
• Tuân thủ: đáp ứng yêu cầu hợp pháp, lưu hồ sơ và thiết lập, thực hiện hoặc bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp.

Khi dựa vào sự đồng ý, bạn có thể rút lại sự đồng ý cho hoạt động tương lai. Việc rút lại không làm mất tính hợp pháp của hoạt động đã thực hiện trước đó hoặc hoạt động dựa trên căn cứ pháp lý khác.

Cách xử lý tệp và nội dung tài liệu

• Công cụ chuyển đổi thông thường: tệp đầu vào, đầu ra và bằng chứng kỹ thuật được lưu tạm để xử lý/tải xuống. Với luồng job có lịch sử tải lại, kết quả thường hết hạn sau khoảng 30 phút và được tác vụ dọn dẹp xóa sau đó.
• Trích xuất chứng từ: hệ thống có thể lưu tên tệp, tối đa một phần văn bản OCR, dữ liệu có cấu trúc, loại chứng từ, trạng thái và chỉ số chất lượng để hiển thị lịch sử, cho phép rà soát và xuất báo cáo.
• AI và dịch vụ bên ngoài: khi một tính năng cần AI hoặc nhà cung cấp chuyển đổi, nội dung liên quan (có thể gồm văn bản OCR, hình ảnh trang hoặc tệp) được gửi đến nhà cung cấp cần thiết để hoàn thành yêu cầu.

Filelio không bán nội dung tệp và không dùng tài liệu của bạn để huấn luyện mô hình AI của riêng Filelio nếu chưa có thông báo riêng và căn cứ hợp lệ. Nhà cung cấp bên ngoài có chính sách xử lý riêng; chúng tôi lựa chọn và giới hạn việc chia sẻ theo nhu cầu dịch vụ.

Bên có thể nhận dữ liệu

Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân. Dữ liệu chỉ được chia sẻ theo phạm vi cần thiết với:

• Hạ tầng và tài khoản: nhà cung cấp máy chủ/cơ sở dữ liệu như Supabase và đơn vị vận hành hạ tầng;
• Email và đăng nhập: Resend, Supabase hoặc nhà cung cấp OAuth mà bạn chọn;
• Xử lý tài liệu/AI: tùy chế độ, có thể gồm Adobe PDF Services, Google Gemini hoặc Alibaba Cloud Model Studio (Qwen);
• Thanh toán: SePay, ngân hàng và đơn vị liên quan để tạo mã thanh toán, đối soát, chống gian lận và xử lý tranh chấp;
• Quảng cáo: Google AdSense và đối tác quảng cáo liên quan theo lựa chọn cookie/cài đặt của bạn;
• Tư vấn và cơ quan có thẩm quyền: kiểm toán, tư vấn pháp lý, cơ quan nhà nước hoặc bên liên quan khi có yêu cầu hợp pháp hay cần bảo vệ quyền chính đáng;
• Giao dịch doanh nghiệp: bên nhận chuyển giao trong sáp nhập, tái cấu trúc hoặc chuyển nhượng, với nghĩa vụ bảo vệ phù hợp.

Các nhà cung cấp chỉ được tiếp cận dữ liệu cần cho chức năng của họ và chịu điều khoản bảo mật, bảo vệ dữ liệu hoặc nghĩa vụ pháp luật tương ứng.

Chuyển và xử lý dữ liệu ngoài Việt Nam

Một số nhà cung cấp công nghệ có máy chủ hoặc đội ngũ hỗ trợ ở nước ngoài. Vì vậy, dữ liệu có thể được truyền, lưu hoặc truy cập từ quốc gia khác khi bạn dùng đăng nhập, email, AI, quảng cáo hoặc hạ tầng liên quan.

Filelio thực hiện hồ sơ, đánh giá, hợp đồng và biện pháp bảo vệ cần thiết đối với việc chuyển dữ liệu cá nhân qua biên giới theo pháp luật áp dụng. Khi pháp luật yêu cầu sự đồng ý hoặc thông báo riêng, chúng tôi sẽ cung cấp cơ chế phù hợp trước khi xử lý.

Thời gian lưu giữ

Chúng tôi có thể lưu lâu hơn khi có tranh chấp, yêu cầu bảo toàn chứng cứ, nghĩa vụ pháp lý hoặc sự cố an ninh; khi đó chỉ giữ phần cần thiết và hạn chế quyền truy cập. Bản sao trong hệ thống sao lưu được xóa/ghi đè theo chu kỳ kỹ thuật.

Biện pháp bảo mật

Filelio áp dụng các biện pháp phù hợp với rủi ro, gồm HTTPS/TLS khi truyền dữ liệu, băm mật khẩu, kiểm soát truy cập, mã/token khó đoán cho job, phân tách vùng xử lý, giới hạn thời gian tải kết quả, nhật ký vận hành và dọn dẹp tệp.

Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Nếu bạn phát hiện lỗ hổng hoặc truy cập bất thường, vui lòng không khai thác thêm và báo ngay qua support@filelio.com.

Quyền của bạn đối với dữ liệu cá nhân

Tùy điều kiện pháp luật áp dụng, bạn có quyền được biết; đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý; truy cập, xem, chỉnh sửa; yêu cầu cung cấp, xóa hoặc hạn chế xử lý; phản đối xử lý; khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường và tự bảo vệ.

Để thực hiện quyền, hãy gửi email từ địa chỉ gắn với tài khoản, nêu rõ yêu cầu và dữ liệu liên quan. Chúng tôi có thể cần xác minh danh tính, phạm vi ủy quyền và có thể từ chối/hạn chế yêu cầu khi pháp luật cho phép, ví dụ phải giữ chứng từ thanh toán hoặc bảo vệ quyền của người khác. Filelio sẽ phản hồi theo thời hạn pháp luật quy định.

Cookie, bộ nhớ trình duyệt và quảng cáo

Cookie cần thiết

Dùng để duy trì đăng nhập, bảo vệ phiên, cân bằng tải và ghi nhớ lựa chọn thiết yếu. Việc vô hiệu hóa có thể khiến một phần dịch vụ không hoạt động.

Tùy chọn và đo lường

Filelio có thể dùng bộ nhớ trình duyệt để lưu ngôn ngữ, giao diện và cài đặt. Cookie đo lường giúp hiểu hiệu năng và cách tính năng được sử dụng; dữ liệu được tổng hợp hoặc giảm định danh khi phù hợp.

Quảng cáo

Google AdSense và đối tác liên quan có thể sử dụng cookie/mã nhận diện để phân phối, giới hạn tần suất và đo lường quảng cáo, gồm quảng cáo được cá nhân hóa nếu bạn cho phép. Bạn có thể quản lý cookie trong trình duyệt và lựa chọn quảng cáo tại Cài đặt quảng cáo Google.

Ở khu vực pháp luật yêu cầu, cookie không thiết yếu chỉ được kích hoạt sau lựa chọn hợp lệ. Xóa cookie hoặc đổi thiết bị có thể làm mất lựa chọn đã lưu.

Dữ liệu của trẻ em

Filelio không chủ đích thu thập dữ liệu của trẻ em dưới 16 tuổi mà không có sự đồng ý phù hợp của cha mẹ hoặc người giám hộ. Người đại diện phải xác minh phạm vi đồng ý và giám sát việc sử dụng. Nếu bạn cho rằng dữ liệu trẻ em đã được cung cấp không hợp lệ, hãy liên hệ để chúng tôi xác minh, hạn chế và xóa theo luật.

Sự cố dữ liệu và thay đổi Chính sách

Khi phát hiện sự cố có khả năng ảnh hưởng đến quyền của bạn, Filelio sẽ điều tra, giảm thiểu, lưu hồ sơ và thông báo cho cơ quan có thẩm quyền/chủ thể dữ liệu trong trường hợp và thời hạn pháp luật yêu cầu.

Chính sách có thể được cập nhật khi dịch vụ, nhà cung cấp hoặc pháp luật thay đổi. Thay đổi trọng yếu sẽ được thông báo hợp lý trên website, trong sản phẩm hoặc qua email trước khi có hiệu lực, trừ trường hợp cần áp dụng ngay vì an toàn hoặc nghĩa vụ pháp lý.

Đầu mối về dữ liệu cá nhân

Đơn vị vận hành: Filelio
Địa chỉ: Phan Huy Ích, Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam
Email quyền riêng tư: support@filelio.com
Điện thoại: +84 336 499 876

Tiêu đề email nên ghi “Yêu cầu dữ liệu cá nhân”. Vui lòng không gửi mật khẩu, OTP hoặc bản đầy đủ của giấy tờ định danh nếu chúng tôi chưa hướng dẫn qua kênh an toàn.