Mỗi kỳ quyết toán thuế hoặc đối soát công nợ cuối tháng, các kế toán viên thường phải xử lý hàng trăm hóa đơn điện tử PDF. Việc nhập liệu thủ công từng mã hàng, số lượng và thành tiền không chỉ tốn hàng giờ đồng hồ mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót số liệu dẫn đến chênh lệch sổ sách kế toán.
1. Nỗi đau khi sao chép bảng từ hóa đơn PDF
Khi bôi đen và sao chép (Ctrl+C, Ctrl+V) một bảng biểu từ file PDF hóa đơn dán vào Excel, kết quả nhận được thường là:
- Tất cả dữ liệu dồn hết vào 1 cột duy nhất.
- Tên hàng hóa bị ngắt dòng lung tung.
- Số tiền bị Excel hiểu nhầm là chuỗi ký tự (Text), không thể dùng hàm
SUMđể tính tổng.
2. Giải pháp chuyển đổi tự động với ChuyenFile
Công cụ PDF sang Excel của ChuyenFile sử dụng thuật toán phân tích lưới bảng thông minh:
- Tự động nhận diện ranh giới cột và dòng: Tách biệt rõ ràng các cột Tên hàng hóa dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Tiền chưa thuế, Thuế suất GTGT và Tiền thuế.
- Định dạng số chuẩn (Number Format): Số tiền được giữ nguyên định dạng số nguyên hoặc số thập phân, cho phép kế toán viên kiểm tra lại ngay bằng công thức toán học.
- Hỗ trợ hóa đơn nhiều trang: Tự động gộp các bảng kê kéo dài nhiều trang thành một bảng tính duy nhất trong Excel.
