Cách chia bộ hóa đơn PDF thành từng chứng từ, đặt tên nhất quán và kiểm tra không thiếu trang trước khi lưu trữ.
Câu trả lời ngắn
Hãy xác định chất lượng tệp nguồn, dùng Tách PDF cho đúng đầu ra và đối chiếu các trường quan trọng trước khi đưa kết quả vào quy trình chính thức.
Quy trình đề xuất
- Lập danh sách khoảng trang tương ứng với từng hóa đơn.
- Tách theo khoảng trang và giữ nguyên file nguồn cho đến khi kiểm tra xong.
- Đặt tên theo ngày, nhà cung cấp và số hóa đơn để dễ tìm.
Danh sách kiểm tra
- Mỗi file có đủ phụ lục liên quan
- Không trùng hoặc bỏ sót trang
- Tên file không chứa ký tự gây lỗi hệ thống lưu trữ
Lỗi thường gặp
- Tách từng trang khi một hóa đơn có phụ lục
- Xóa file tổng quá sớm
- Dùng tên file ngẫu nhiên
Kết luận
nhiều hóa đơn được scan chung một tệp khiến tìm kiếm, phê duyệt và chuyển giao khó khăn. Hãy xác định chất lượng tệp nguồn, dùng Tách PDF cho đúng đầu ra và đối chiếu các trường quan trọng trước khi đưa kết quả vào quy trình chính thức.
